Efektivni timovi nisu efikasni

Vaš omiljeni fudbalski tim igra utakmicu. Golman retko ima potrebu da se pomeri, a kamoli da pipne loptu – ostatak tima igra na drugoj polovini terena. Igrači su smireni, fokusirani, dok protivnički igrači trče kao ludi da bi onda propustili loptu.. izgleda kao da se naši igrači uvek nađu tu gde treba da budu, u onom trenutku kada treba da budu tamo… bez mnogo vidljivog pokreta ili napora. To je efektivan tim. Očigledno, pobeda je naša.

Zamislite sada još jedan fudbalski tim. Izgleda da svako želi da doprinese. Trče, znoje se, psuju. Ponekad, dobiju loptu, a sigurno je mnogo dodaju. Mislite da bi bili mnogo srećniji kada bi svi imali loptu koja bi ih još više okupirala – možda čak i učinila srećnijim. Svaki član ovog tima naporno radi, ulaže mnogo truda, daje mnogo rezultata, tokom samo 90 minuta. Igrači su utrenirani, izgledaju sjajno, brzo se kreću… Veoma su efikasni trkači. Veoma efikasno pomeraju loptu(ako je dobiju – verovatno ćete razmisliti da im je date ponovo..) Oni gube. Ovo nije efektivan tim.

Efektivni timovi nisu efikasni. Da budemo precizniji, efektivni timovi ne koriste efikasno svoje igrače.

Efektivni timovi se pobrinu za to da se posao brzo kreće. Ne igrači.

Zamislite svoj omiljeni orkestar, džez ili rok bend. Neki od najlepših, najdirljivijih, najosećajnijih muzičkih momenata uključuju mali broj svirača, predstavljaju solo ili duet – kada većina svirača ne svira. Da li oni i za ovo dobijaju novac? Da li biste želeli da oni napuste scenu, pridruže se drugom bendu za to vreme tokom pesme kada prave pauzu?
Zavisi od toga koliko je igra predvidiva.

U klasičnom orkestru, kada se svira klasična simfonija, kada je bubnjar potreban isključivo u četvtom stavu(klasična muzika ne ističe bubnjeve, u slučaju da niste primetili), onda – teoretski – oni bi mogli da se pojave na sceni tek posle trećeg stava. U međuvremenu bi mogli da rade nešto drugo, negde drugde, kako bi bolje iskoristili svoje vreme. Većina dirigenata i vođa orkestra koje znam bi više voleli da oni budu tu, na sceni – zato što su deo tima. A tim se pojavljuje u celini kako bi obavio ono što treba.

U fleksibilnijim, improvizovanijim, spontanijim bendovima – na primer džez – zaista je nezamislivo da je neko deo benda, a da nije sa njim. (Očigledno, budući da pričamo o umetnosti, čak i nezamislivo je poprilično moguće…) Rezultat nije osmišljen unapred, tako da moraju svi da budu tu kako bi ga zajedno stvorili. Veliki deo posla u današnjim organizacijama je takav. Imamo cilj, strategiju i nameru, ali ne nužno i detaljan plan. Timovi odlučuju šta da urade dok rade – što je odlično, upravo odatle dolaze kreativnost i inovacija.
Ovo nije efikasno. Ne mora da bude.

Zapravo, kada bismo se fokusirali na efikasnost, to bi uništilo efektivno stvaranje vrednosti.

Kada bi efikasnost (odnosno upotreba resursa) imala mesto u timu:
• Fudbalski timovi bi igrali sa jedanaest lopti
• U dobroj utakmici (kada je ceo ostatak tima na drugoj polovini terena) golman bi čuvao gol protivničkog tima
• Muzičari bi uvek svirali svi u isto vreme
• Članovi tima bi više vremena provodili radeći sami, umesto jedni sa drugima.

Zaista efektivni timovi:
• Igraju samo sa jednom loptom
• Rešavaju jedan po jedan problem, vrše jedan po jedan eksperiment ili uvode jednu po jednu funkciju
• …

Zašto je ovo važno?

Mnoge današnje organizacije žele da budu „agilnije“, budući da je danas teže predvideti ishod stvari. Traže otpornost, inovativnost, žele da podstiču kreativnost i saradnju.

U većini ovakvih organizacija, lideri i menadžeri su navikli da upravljaju kapacitetom svojih ljudi na jednostavan način: najviše se posvećuju „iskorišćavanju resursa“. Stavio sam ovaj izraz pod navodnike zato što ne volim da nazivam ljude resursima. Mora da negde postoji škola za menadžment koja podučava ovaj princip. Dobro radi za veoma malo problema, uključujući i mašine: zamislite da je vaš auto konstruisan sa namerom da se svi zupčanici(ili bilo koji drugi delovi) jednako upotrebljavaju sve vreme – zar to ne bi bila noćna mora?

Efektivnost većine sistema zavisi upravo od neefikasnog korišćenja njegovih delova. Što je unutrašnja operacija sistema manje predvidiva ili redovna, to je ovo češći slučaj.

U čemu je razlika?

Vaš auto može da se kreće veoma efikasno u supotnom pravcu, što nije efektivno. Stvar kao što je automobil može da bude i efiaksna i efektivna – posebno kada je to vrlo predvidiva mašina – organski entitet sa više nezavisnih agenata ne može. Da budemo precizniji: ne možete da izvučete efikasnu korist od svih delova, kada želite da celina bude efektivna. Delova moraju da budu napravljeni tako da pomažu jedni drugima.

Dostupnost

Sećam se ključnog razgovora sa šefom IT organizacije od pre mnogo godina, vezanog za konfiguraciju novog sistema za planiranje kapaciteta. Da bih dao pravi predlog, pitao sam šta on tačno želi da postigne ovim sistemom. Odgovorio je: „Moj posao je da su svi moji ljudi 100% planirani u projektima“. Zaustavio sam se na trenutak i upitao: „Dozvolite mi da parafraziram… vodite organizaciju za IT usluge za hiljade korisnika. I Vaš primarni cilj u planiranju svog kapaciteta je da, kada Vas pozove bilo koji od tih korisnika, niko neće moći da se javi?“