‘Izvinite, bio sam na mute ’; „Mislim da ste na mute“ – dve najčešće korišćene fraze iz 2020. i možda 2021. godine.
Naši životi su bili onoliko normalni koliko mogu biti. Mart 2020, Svetska zdravstvena organizacija (WHO) proglasila je izbijanje COVID-19 globalnom pandemijom. Ovo je na mnogo načina uticalo na svet. PWC Global ga je nazvao COVID-19: Uticaji na biznis. Kao i ozbiljne implikacije na zdravlje ljudi. COVID-19 (koronavirus) ostavio je znatan uticaj na preduzeća i ekonomiju.
Većina dobavljača IT usluga širom sveta pronalaze svoje načine kako da održavaju svetla upaljenim tokom vremena testiranja. Kao i svaka druga organizacija, i mi smo plovili istim čamcem. Bilo je novo, zbunjujuće i nešto o čemu nikada nismo razmišljali.
Pre nego što uđem u detalje o tome kako smo prihvatili nove načine rada kao Agile tim tokom ovih vremena testiranja, voleo bih da vas sprovedem kroz nekoliko ključnih osobina Agile tima sa visokim performansima.
1. Shvatanje vizije proizvoda i usluga prenoseći ga od ideje do tržišta
2. Biti mali
3. Samostalno upravljanje tima
4. Graciozno prihvatanje neuspeha
5. Neprekidno usavršavanje
6. Što veća moguća multifunkcionalnost
7. Gledanje kao na „JEDAN“ tim i fokus na pružanje vrednosti, dok se lična dostignuća drže po strani
8. Zaustavljanje, osvrtanje i učenje
9. Saradnja / komunikacija
Sada, način na koji su moji timovi pregledali situaciju i prilagodili joj se. U početku smo imali problema sa infrastrukturom, postavljanjem logistike kako bismo timovima omogućili rad bez ikakvih prepreka i dalje pružajući poslovnu vrednost svaki put. Međutim, sa svakom osobom u organizaciji, koje dele zajedničku svrhu (Vizija) da se obezbedi vrednost i menadžment koji podržavaju vas i vaše timove, ove smetnje su izgledale jako malo.
Sledeći korak za timove bio je navikavanje na životnu sredinu i održavanje kontinuiteta održive isporuke.
Evo mog pokušaja da napravim paralelu tim osobinama kako nas je ova situacija učinila agilnijima.
1) Shvatanje vizije proizvoda i usluga prenoseći ga od ideje do tržišta
Kao što je gore rečeno, organizacija je imala jasan cilj i motiv da služi našim kupcima, bez obzira na razvoj pandemije Covid19. Ovo je bilo olakšanje, jer se ista energija prenela i na timove. Svaka osoba u timovima verovala je da je odgovorna za veće dobro organizacije. Budući da ste u organizaciji zasnovanoj na uslugama, izuzetno je važno pružiti vrednost, bilo da se radi o razvoju proizvoda ili pružanju usluge vašim kupcima. Kako su naši ljudi radili od kuće, bilo je presudno da članovi tima shvate širu sliku, a ne samo komponentu ili zadatak na kojem su oni lično radili.
2) Biti mali
Iako su timovi pokušavali da doprinose i budu agilni u smislu da budu u malim timovima, to je bio izazov jer su svi oni zavisili od nečega, što je otežavalo podelu timova.
Međutim, tokom rada od kuće, timovi su shvatili da boravak u tim velikim grupama samo povećava zavisnost i odlaže donošenje odluka, što zauzvrat dovodi do problema u isporuci vrednosti. Dakle, Scrum timovi su sarađivali i postigli dogovor o podeli timova kako bi se omogućila efikasna komunikacija i donela kohezivnost. Ovaj blagi preokret u konstrukciji timova nam je pomogao da bolje napredujemo.
3) Samostalno upravljanje tima
Postoji veliki broj agilnih stručnjaka koji govore o samostalnom upravljanju timova kao jednom od parametara uspešne agilne transformacije. Lakše je reći nego učiniti.
Timovi će morati sami da prođu putovanje, dožive neuspeh u toku istog, nauče iz toga i pretvore ga u uspeh. Opet, ovo je lakše reći nego učiniti.
Ovo je kultura za koju je potrebno vreme i promena u načinu razmišljanja da bi prihvatila neuspehe kao nešto normalno.
4) Graciozno prihvatanje neuspeha
Kako je jednom rekao čuveni Mahatma Gandhi, „Ne vredi imati slobodu ako ona ne uključuje slobodu pravljenja grešaka“.
Agile se sastoji od učenja na greškama i prilagođavanja ponašanja u skladu s tim. Naši timovi su upravo to i učinili. Često su bili dovedeni u teške situacije, ponekad u teške vremenske rokove koje su morali da ispoštuju. Bilo je trenutaka gde su i dalje doživljavali neuspeh, a vođe su ih podržavale sa empatijom zbog situacije koja se nalazi u njima. Način upravljanja ovim situacijama u organizaciji stvorio je čvrsto poverenje i veru između timova i menadžmenta.
Graciozno prihvatanje neuspeha tokom perioda od 15 meseci polako se pretvorilo u naviku i na kraju postalo kultura organizacije.
5) Neprekidno usavršavanje
Reč „Kaizen“ dobija više moći nego ikad; reč „Kaizen“ na Japanskom znači neprekidno usavršavanje.
Agile znači osnaživanje timova. Prebacujete komandu i kontrolu sa srednjeg menadžmenta na timove da bi sami donosili odluke, razvijali svoje ideje i pretvarali ih u vrednost za kupca. Dok je ovaj proces u toku, velike su šanse da timovi naprave neke greške.
U nastojanju da osnažite svoje timove, obično propuštate poentu da im dozvolite da dožive neuspeh ili im dozvolite da prave greške, jer ćete uvek imati mač sa dve oštrice za isporuku.
Upravo tu gradimo sigurnosnu mrežu stalnog poboljšanja. Podstaknite timove da eksperimentišu i da iz toga uče, kako bi prilagodili svoje ponašanje.
Tokom ovih 15 meseci, timovi su na svom putu naišli na mnoge neravnine i pronašli bolje načine prilagođavanja poput:
Logistika – Važnost kućnog interneta, telefonskih linija, omogućavanja videa, isključivanja i uključivanja zvuka iz vašeg poziva sada je bolje shvaćena. Kako su se ljudi selili u rodne gradove, sela, timovi su morali da prevaziđu svoje izazove pre nego što su uspostavili stabilizovanu infra / logistiku.
Timovi su se trudili da sve vreme održavaju visok nivo motivacije, menjajući često radno mesto kod kuće, jer je promena mesta u stvari promena perspektive.
Vremenska zona – s ljudima koji rade u kancelariji, uklapanje sa razlikom u vremenskoj zoni je prilično lako. Međutim, sa podešavanjem posla od kuće postaje izuzetno teško nositi se sa vremenskim zonama.
Sastanci – Sastanci kod kuće mogu biti neverovatno stresni jer ne sedite sa osobom u istoj sobi. Dakle, uvek je dobro stalno kontrolisati učestalost sastanaka. Smanjite nepotrebne sastanke ako su oni samo formalnost.
Nijedan sastanak nije plodonosan ako na njemu nema nekakvog odricanja zarad nečeg drugog.
Tihi sati – Tokom ovih vremena testiranja, od izuzetne je važnosti da svi ostanemo u fizičkoj i mentalnoj formi. Ovo pomaže u povećanju vaše produktivnosti, usled kontinuiranog protoka dopamina u vaš mozak. Lakše je reći nego učiniti.
Usvojili smo koncept tihog sata, za vreme kojeg se ne zakazuju sastanci. Ovo vreme možete iskoristiti za kratku šetnju, provođenje vremena sa porodicom, vežbanje disanja ili čak izvođenje kućnog ljubimca u brzu šetnju.
Virtuelna društvena okupljanja – Mentalna agilnost je od najveće važnosti ako ne možete da iskoračite, sretnete se sa saigračima i odete u kancelariju. Umesto toga, zamenili smo ih društvenim okupljanjima praktično jednom mesečno, razgovarali o bilo čemu osim o poslu, sa naravno pola litre piva u ruci 😊
Pronađite načine za hvatanje CSAT-a – agilni timovi se trude oko zadovoljstva kupaca i poslovne vrednosti. Sa timovima, ključnim poslovnim akterima u kancelariji, bilo je lako razumeti puls, povratne informacije od njih i prilagoditi ponašanje u skladu s tim.
Imajući u vidu situaciju, pronašli smo sopstvene načine da prikupimo povratne informacije od naših ključnih aktera, u smislu održavanja integrisanih koraka, slanja čestih anketa radi procene kvaliteta proizvoda itd.
6) Što veća moguća multifunkcionalnost
Za mene multifunkcionalno znači održavanje vaše komunikacije između timova aktivnim. Sa članovima koji rade od kuće, jako je važno da se komunikacija pokrene, posebno kada ne možete da vidite osobu sa kojom radite. Timovima je u početku bilo teško da komuniciraju uz sve izazove sa kojima su se suočavali oko vremenskih zona ili kanala. Kako su nedelje prolazile, shvatili su, složili se i nastavili da koriste svoje načine da održe aktivnost.
To je pomoglo timovima da rade zajedno. Kao Scrum Master / Agile Coach, presudno nam je da izgradimo to okruženje u kojem će ljudi napredovati. Smisao jednog tima, jednog pristupa, jednog cilja može postaviti stvari.
Pojačana participacija u svim Scrum događajima osigurala je da timovi ne rade u silosima. Povratne informacije dobijene od kupca prevedene su u jedan glas do timova, što znači da je postojao jedan izvor povratnih informacija koji se svodio na testere, arhitekte rešenja, kodere i profesionalce iz operativnog sistema. Ovde nije bilo prostora za prikriveni pristup, koji je u velikoj meri pomogao da se u kratkom vremenskom periodu isporuči vrednost za kupca.
7) Gledanje kao na „JEDAN“ tim i fokus na pružanje vrednosti, dok se lična dostignuća drže po strani
Timovima je dugo trebalo da shvate da radimo na zajedničkom cilju „JEDAN“, uprkos tome što smo fokusirani na različite oblasti.
U početku smo imali mnogo uspona i padova kako bismo članovima tima pomogli da shvate da rad od kuće nije ništa promenio u smislu rada na JEDNOM zajedničkom cilju. Shvatili su važnost saradnje i komunikacije u podsticanju osećaja JEDINSTVA dok istovremeno donose vrednost za kupca.
Budući da su tada stvari bile normalne, predstavnici različitih timova sarađivali su na sastancima i izvan njih, šetali jedni drugima do stolova. Iako to sada ne može da se uradi, vaše prisustvo kao facilitatora, kouča ili Scrum mastera je od presudne važnosti kako bi se osiguralo da se timovi upoznaju na najbolji mogući način. Timovi mogu u početku da razgovaraju i dogovore se na koji način će raditi. U knjizi ne postoji unapred postavljeno pravilo niti pravilo uklesano u kamenu kao standard. Sve zavisi od vaših timova, okoline u kojoj radite itd.
8) Zaustavljanje, osvrtanje i učenje
Liderstvo, HR i drugi departmani u organizaciji održavaju česte razgovore uz kamin, zaposleni se povezuju i imaju serije doručaka od početka 2020. Ovaj režim je naterao sve zaposlene da razmišljaju o tome koliko su visoko liderstvo i organizacija ozbiljni prema retrospektivi, sagledajući trenutnu situaciju i podešavajući načine rada prema trenutnim potrebama.
Kao posledica ovoga, timovi su stekli naviku da se često druže, imaju više retrospektivnih sesija (ne samo za sprinteve, već u celini, kao put napred ka razumevanju njihovih načina rada).
Nekoliko primera koje ovde mogu da navedem jeste način na koji su modifikovali svoje radne sporazume na nivou tima, nivoa poslovne jedinice i, naravno, takođe na nivou organizacije. Gore u tekstu sam naveo suštinu ovoga.
Potreba za unakrsnim veštinama vrlo se očigledno pokazala tokom pandemije, jer timovi nisu želeli da stvore kulturu „jedinstvene tačke neuspeha“ sa jednom osobom ili timom posvećenim određenom zadatku. Dakle, osvrnuli su se na ono što se najbolje može učiniti u toj situaciji, saznali su da su im potrebne manje sesije za učenje gde će se svako od njih usavršavati.
Sada je ispitivač automatizacije vešt za pisanje koda i obrnuto.
9) Saradnja / komunikacija
Potreba za saradnjom i komunikacijom naglo se povećala u poslednjih godinu i po dana usled promene u načinu rada u organizacijama.
Neki smatraju da je povećana učestalost sastanaka koji se sada održavaju zbog raspoređenog načina rada.
Međutim, uspostavljanje ravnoteže između sastanaka, posla i vašeg ličnog života veliki je izazov svakodnevni izazov svačijeg života. Kao što smo nekada radili svakodnevni posao dok smo bili u kancelariji, timovi to rade i sada.
Oni su razgovarali i dogovorili termine kada će se čuti svakog dana, što znači da imaju dobru ravnotežu između radnih sastanaka i svog ličnog života.
Budući da je način razmišljanja o saradnji i komunikaciji opao odozgo prema dole, svi product owneri, ključne zainteresovane strane jednako su učestvovali na sastancima, i koristili svaku priliku da se povežu sa timovima. To im je izuzetno olakšalo razumevanje napretka, a timovi su zauzvrat bili motivisani da pređu tu dodatnu milju, jer su shvatili da će se njihovi napori isplatiti.
Spomenuo sam malopre i socijalizaciju. Timovi su se dobrovoljno javljali za druženja (online naravno) na svake dve nedelje, samo da bi zapalili tu iskru i razgovarali o bilo čemu osim o poslu, što je zamenilo nekadašnje ćaskanje pored aparata za vodu, kafu i razgovora u kancelariji.
Zaključak, ili da ga nazovem „Početak“?
Verujem da Agile nisu samo okviri i metodologije, to je način na koji razmišljate, način na koji radite i način na koji BUDETE.
O transparentnosti, inspekciji i prilagođavanju govorimo kada govorimo o Scrum-ovim stubovima. Naši timovi pokazali su da agilnost, istrajnost i čvrstina moraju biti efikasni. Prihvatili su nove načine rada dok su neprestano kreirali vrednost.
Dakle, ako timovi promisle i nauče iz toga kako da održivo isporuče vrednost svojim kupcima, mislim da organizacije mogu sa samopouzdanjem reći da, bilo COVID ili bilo koje druge prepreke, i dalje ćemo oduševljavati svoje kupce.
„…. Sad te čujem“ 😊
Be the first to comment