Autor Lean Startup Co Obrazovni program
Budućnost rada je u isto vreme i blizu i daleko. Blizu je zato što se stvari menjaju upravo pred vašim nosem, ali i daleko zato što se tamo nalaze udaljeni radnici. Ne samo da sve više ljudi radi sa daljine, već oni provode sve više vremena van kancelarije. Iako se mnogi poslodavci slažu oko toga da su radnici sa daljine produktivniji, ono što je iznenađujuće jeste koliko produktivniji. Dvogodišnja studija nedavno je zaključila da su radnici sa daljine povećali produktivnost na nivou koji je ekvivalentan jednom celom dodatnom danu posla.
Iako biti deo udaljenog tima zvuči inovativno i osnažujuće, u stvarnosti upravljanje udaljenim timovima kako bi oni ostali koordinirani i na zadatku može biti teško. Imam sreće da radim sa izuzetno bistrim i posvećenim timom za koji se zadesilo da ga čine ljudi širom planete. Iskustvo mi je pružilo neke važne lekcije kada su u pitanju najbolje prakse za nelokalnu saradnju i uvid u budućnost rada.
Iako su udaljeni radnici uglavnom posvećeniji svom poslu, moraju više da se trude oko nekih osnovnih stvari kao što je komunikacija. Sledeći saveti su pomogli našem udaljenom timu da postane produktivniji i bolje koordinisan:
- Imajte plan za sinhrono naspram asinhronog dopisivanja. Sinhrono podrazumeva kanale kao što su telefon, video pozivi i sastanci licem u lice. Asinhrono podrazumeva mejl, Slack, obične poruke, messenger i bilo šta gde možete da osmislite odgovor pre nego što kliknete dugme pošalji. Ako vaš tim ne zna koje poruke pripadaju kom kanalu, potrošićete previše vremena na nebitne konferencijske pozive, beskrajne lance mejlova i bićete iscrpljeni od svih notifikacija. Naše stablo izbora između sinhronog i asinhronog zaslužuje sopstveni blog, ali najvažniji je zapravo proces otkrića šta je najbolje za vaš tim. Ne zanemarujte ovaj vitalni korak.
- Pretpostavite dobre namere. Ovo je u tesnoj vezi sa gore navedenim. Mejlovi mogu da budu bezvezni jer ne postoje tragovi konteksta kao što su ton, ritam i govor tela. Ljudi interpretiraju poruke na različite načine u zavisnosti od raspoloženja ili šta pretpostavljaju o pošaljiocu. Naučite svoj tim da o svakoj poruci ima dobre pretpostavke. Zato što moj tim pretpostavlja moj pozitivn stav, ne moram da im šaljem smajliće i uzvičnike kako bih ublažila ton kompaktnih poruka. Na ovaj način štedimo dosta vremena, što nam omogućava da se fokusiramo na ono što je zaista važno.
- Upravljajte očekivanjima. Radite ovo sa svojim timom, pogotovo ako radite sa dobavljačima. Uverite se da je vaš tim upoznat sa vremenom preokreta, protokolima komunikacije i bilo kakvim drugim ograničenjima ili troškovima koji su povezani sa delokrugom. Ishod je da vaš tim nema nikakvih dilema u vezi sa mogućnostima dobavljača i može u skladu sa ovim da upravlja svojim operativnim očekivanjima.
- Držite se rutine. Istrajnost u održavanju sastanaka je jako važna. Kada se suočavate sa kompleksnim rasporedima u više vremenskih zona, i manji poremećaj u rasporedu poziva može da izazove haos. Složite se oko redovnog ritma vremena sastanaka i budite sigurni da članovi tima to tretiraju kao prioritet. Većina udaljenih radnika su slobodni duhovi koji cene nezavisnost. Važno je da im se pomogne da shvate da su redovna vremena sastanaka osnova delanja u skladu sa ostalima, sa tolerisanjem retkih zahteva za izuzecima i većom produktivnošću za sve.
- Video, video, video: Ovo smatram najvažnijim od mojih saveta. Potrebni su nam video pozivi za svaki sastanak. Sastanci treba da se odvijaju na tihim mestima sa brzim internetom i slušalicama. Kada se članovi tima pojavljuju na profesionalan način, manje je smetnji i gubljenja vremena, a grade se odnosi i povećava produktivnost. Pokazujete poštovanje prema klijentima i kolegama iz tima kada im pokažete da cenite njihovo vreme i da im pružate profesionalnu ljubaznost koju zaslužuju.
- Držite spontane video pozive. Ako vidite upozorenje za mejl koje ide napred-nazad više od tri puta, sklonite se od tog mejla. Dodajte stavku u nadolazeći dnevni red za diskusiju ili obavite spontani video poziv na Slack-u. Vežbajte radikalnu iskrenost uživo tokom tih poziva. Postavljajte istaknuta pitanja i dajte realne povratne informacije. Članovi tima se neće razvijati ukoliko ih ne izazovete direktno dok im pokazujete da vam je stalo do njih. Radikalna iskrenost zahteva hrabrost, veštinu i saosećanje, a svakako je neophodna za vođenje udaljenih timova. Jedan brzinski video poziv može da spasi čitav projekat.
- Nema agende, nema sastanka. Moj tim zna da treba da dođe spreman na svaki sastanak – čak i dnevne kraće stvari – sa agendom. Izaberite prethodno fasilitatora i tajmera i izaberite nekoga ko će da zabeležava naredne korake. Kada su u pitanju udaljeni timovi, izuzetno je lako za zaposlene da pretpostavljaju ili predvide ključne tačke. Ishod zabeležavanja akcija, rokova, prepreka i vlasništva jeste transparentnost i odgovornost.
- Objašnjavanje “zašto” funkcioniše na duge staze. Najteži deo kod posla na daljinu je što možete da se osetite izostavljenim i zaboravljenim. Radnici na daljinu često propuste događaje koji su doveli do neke odluke ili strategije. Kao njihov menadžer, odlučila sam da će osnovni deo mog procesa biti da se uverim da znaju “zašto” nešto tražim od njih. Napravim korak unazad pre nego što odgovorim ili usmerim i uskladim člana tima sa nekim ciljem. Ovo je pomoglo osetljivijim radnicima da razumeju poslovni slučaj postavljanja pitanja ili podizanja zastave i sprečava ih da odmah krenu u odbranu.
9.Izdvojite vreme za povratne informacije 1:1. Traženje povratnih informacija u direktnim izveštajima je lako odložiti, ali kultura kompanije će brzo atrofirati ako ne zadržite redovne mogućnosti za povratne informacije i ispravku kursa. Imajte na umu da ne treba da dozvolite da vam ovi pozivi postanu deo taktike. Ishod je da ćete direktno učiti o brigama ili strahovima koji bi inače bili dužnost menadžera, što pogotovo važi za zaposlene koji su stidljiviji ili introvertniji.
10.Dođite do korenskog uzroka. Ako nešto krene drugačije od planiranog, nemojte odmah da pretpostavite da je neko pogrešio i da počnete da optužujete. Počinjemo sa 5 Zašto, 10-minutno vežbanje koje može da se izvodi i pojedinačno i u timu. Mogli biste da naučite da je potrebno rešiti operativni problem ili da zaposleni ima prostora za lični razvoj. Pozitivni ishodi pronalaženja uzroka problema su snažni. Umesto da samo pronađete krivca kada nešto pođe po zlu, odgovarajući na 5 zašto, pokazujete timu da im je stalo i do njihovih poslovnih ciljeva i do njihovog ličnog razvoja.
11.Pomozite im da se potpuno opuste kada su na odmoru. U našoj kompaniji, omogućavamo zaposlenima da se unapred pripreme za svoje odsustvo i predaju sve odgovornosti kako bi mogli istinski da se odmore i opuste na odmoru. Svaki zadatak se privremeno dodeljuje nekom drugom članu tima. Kao deo pripreme za odmor, osoba koja odlazi na odmor se nakratko čuje sa svima koji će ga pokrivati. Autoritet, rokovi i druge stavke se zatim dokumentuju u zajedničkom dnevniku kome svako može da pristupi za smernice o tome kome se obratiti. Rezultat je da posao i dalje teče kao dobro podmazana mašina dok je član tima odsutan i svi dobijaju potrebno slobodno vreme sa mirnom savesti.
12.S vremena na vreme otklonite daljinu. Iako ideja posla na daljinu u svetu biznisa više ne predstavlja nikakav problem, ne smete da potcenite značaj provođenja vremena sa nekim, licem u lice. Držimo “team onsites” umesto “offsites” i tretiramo ga kao put u osamdesete: ceo tim se skida se tehnologije i uživa u interakciji čovek sa čovekom. Postoji mnogo pozitivnih ishoda iz okupljanja u zajedničkom fizičkom prostoru. Ovo pomaže u osmišljavanju dugoročnih strategija, podizanju morala, izgradnji odnosa i dovođenju novih zaposlenih. Shvatili smo da su pojedinci koji nisu prilagodljivi prisustvovanju timskim lokacijama retko kad dobar izbor za našu kompaniju na duže staze.
Biti deo tima koji funkcioniše na daljinu zvuči primamljivo u teoriji, ali zahteva posvećenost svih članova tima da nauče kako da rade na drugačiji, ponekad neprijatan, način. Upravo ovde se učenje i odvija. Ne mogu da kažem da sam sve shvatila, ali gore navedene teško stečene lekcije su nam pomogli da u velikoj meri poboljšamo svoju efikasnost i koheziju tima.
Kako su se udaljeni timovi pokazali u vašoj organizaciji? Volela bih da čujem vaše priče – dobre, loše i ružne – kao i vaše najbolje prakse za upravljanje radnicima na daljinu.
Be the first to comment